Elke productie- of productiegerelateerde gebeurtenis, zoals het vrijgeven van een werkopdracht, het rapporteren van voortgang, het afronden van een taak of wijzigingen in materiaalbeschikbaarheid, activeert automatisch het IPO-systeem. Dit geldt ook voor wijzigingen in orderprioriteit, nieuwe orders, orderopschorting, machine- of medewerkerstatus en andere relevante informatie. Het systeem reageert in realtime en voert berekeningen uit via besluitvormingsalgoritmen. Deze algoritmen bepalen welke middelen direct nodig zijn om het werk op de productievloer voort te zetten. Traditionele planningsmethoden, zoals die in APS-systemen (Advanced Planning and Scheduling), zijn niet nodig bij IPOsystem.

Voor effectief middelenbeheer is nauwkeurige informatie essentieel. Dit omvat gegevens zoals ordernummers, aantallen, materialen en hun opslaglocaties, toegewezen medewerkers, werkstations en aanvullende technologische details. Het plannen op dit detailniveau kost tijd, wat problematisch is in productieomgevingen met variabele omstandigheden. APS-systemen kunnen deze dynamiek niet aan. Ze veroorzaken stilstand en microstilstand bij medewerkers, wat de productiviteit verlaagt.

In tegenstelling tot APS-systemen werkt IPOsystem op basis van realtime beslissingen. Hierdoor kan het snel inspelen op veranderingen, zonder de vertragingen die traditionele planningsmethoden met zich meebrengen. Dit maakt het IPO-systeem bijzonder geschikt voor dynamische productieomgevingen waar flexibiliteit en snelheid cruciaal zijn.